EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)
La administración efectiva de una
organización requiere buenos sistemas de información. La toma de decisiones
lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de
las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la
información mejor será la decisión resultante.
El sistema de información de una
empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a
través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en
sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.
Para comprender lo que significa
un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario identificar
los objetivos que este persigue.
Objetivos del Sistema de Información.
Este trata fundamentalmente de:
·
Suministrar a la dirección de la empresa
y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, así
como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la
misma.
·
Proveer los canales a través de los
cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e información de
diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.
·
Coordinar entre todas las personas de la
empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir los
objetivos de aquella.
De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda
expresado a través de los siguientes puntos:
·
Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas
necesarias para adquirir y transmitir la información, así como desarrollar los
procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior.
·
Servir de soporte al sistema de planificación,
recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y
trascendente.
·
Establecer causes para recoger la información
interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa,
transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de
sus decisiones.
·
Proveer los medios para que la información
procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las
reglas determinadas al efecto.
·
Dar a conocer en forma sistemática y organizada
la información, a los ejecutivos y directores de la empresa, a través de los
sistemas de información, control y gestión.
En conclusión, podemos decir, que los “Sistemas de Información de la
Empresa” son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar,
almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las
personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo
eficaz y eficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o
eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas
utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los
recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos
de exactitud, fiabilidad y oportunidad.
Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro:
· INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto,
imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.
·
PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o
utiliza la información del sistema.
· TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
Hardware y software empleado en las tareas del sistema.
· TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las
personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.
Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando
se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la
empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de
decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito
útil para el éxito de la empresa.
En este sentido, un sistema informático, un conjunto de
hardware o software, no es un Sistema de Información. Sólo cuando este sistema informático
actúa en coordinación con el resto de elementos para un propósito empresarial
definido hablamos de “Sistemas de Información de la Empresa”.
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