LOS SISTEMAS DE INFORMACION

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)

 

La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue.

Objetivos del Sistema de Información. 

Este trata fundamentalmente de:

·  Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.

·  Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

·  Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir los objetivos de aquella.

De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a través de los siguientes puntos:

·         Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y transmitir la información, así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior.

·         Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.

·         Establecer causes para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones.

·         Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.

·         Dar a conocer en forma sistemática y organizada la información, a los ejecutivos y directores de la empresa, a través de los sistemas de información, control y gestión.

 

En conclusión, podemos decir, que los “Sistemas de Información de la Empresa” son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.




Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro:

·      INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.

·           PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema.

·    TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema.

·   TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la empresa.

En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Información. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para un propósito empresarial definido hablamos de “Sistemas de Información de la Empresa”.